Het voeren van de VvE administratie

Het kloppende hart van de VvE is haar administratie. Op een paar punten zoals de verdeelsleutels na, is het een zeer eenvoudige administratie. De activiteiten zijn vrijwel altijd beperkt tot de ledenbijdrage, inkoopfacturen én de reserves. Zodra de begroting goed is, dan is het jaar draaien niet gecompliceerd. Echter zodra u 100 VvE's heeft, is het wel een tijdrovende klus. Vandaar heeft Convect Beheer in samenwerking met Exact Online en Twinfield de meest efficiënte oplossing aangeboden, die tegelijkertijd zeer flexibel is. Ervaar de tijdsbesparing, van ledenbijdrage berekenen tot het opstellen van de afrekening.

Een administratie bij de boekhoudpartner

Bij de boekhoudpartner krijgt elke VvE beheerder een volledig eigen omgeving en elke VvE
een eigen administratie. Zo kunt u eigen sjablonen opstellen met onder andere een
eigen grootboekrekeningschema. Voor de samenwerking wordt er gebruik gemaakt van de
omgevingen voor accountants, waardoor u alle bekende functionaliteiten kunt gebruiken.
Daarbij bent u altijd zelf in controle over uw eigen VvE administraties. Mocht onverhoopt
werken met Convect Beheer niet bevallen, dan kan onze machtiging ontnomen worden én
kunt u direct verder met de VvE administraties. Als VvE beheerder bent u zo altijd 'In Control'.

De uitwisseling met Convect Beheer

De VvE Beheer software van Convect Beheer bevat veel gegevens, die ook relevant zijn binnen
uw boekhouding. Vandaar is er met beide partners een uitgebreide, automatische uitwisseling.

  • Alle eigenaren worden met de juiste VvE administratie uitgewisseld
  • Alle leveranciers worden met alle VvE administraties uitgewisseld
  • Alle ledenbijdragen en bijzondere boekingen worden uitgewisseld
  • De betaalstatus van boekingen worden constant uitgewisseld
  • Begrotingen kunnen automatisch geïmporteerd worden uit de VvE administratie
  • De kolommenbalans wordt automatisch geïmporteerd voor de afrekening
  • Er is een uitgebreid log beschikbaar van alle communicatie, inclusief foutenrapportage

Begroting opstellen

Veelal hebben VvE beheerders alle begrotingen in Excel-bestanden. Deze kunnen gemakkelijk ingeladen worden bij de boekhoudpartner om ook in de VvE administratie met begrotingen en daarmee rapportages te kunnen werken. De begroting kan zowel uit de boekhoudpartner geïmporteerd worden als in Convect Beheer handmatig of via Excel toegevoegd worden. 

Ledenbijdrage berekenen

Het berekenen van de ledenbijdrage kan niet gemakkelijker dan met Convect Beheer. In een handomdraai worden alle verdeelsleutels ingevoerd en per grootboekrekening gekoppeld. Zo worden kosten en eventuele opbrengsten gemakkelijk doorgerekend tot een bijdrage per index, en daarmee een eigenaar. Mocht de begroting door het jaar aangepast worden? Dan kan de correctie automatisch doorgerekend worden!

Automatisch prolongeren

De eenmaal doorgerekende ledenbijdrage komt in het prolongatieschema te staan, die
per beheerder op de gewenste datum gedraaid kan worden. Dit kan bijvoorbeeld 9 dagen voor de 1e van de maand, om ruim tijd te hebben voor de automatische incasso's bij de bank. Uiteraard worden eigendomsoverdracht automatisch verwerkt in het prolongatieschema, netzo als de toegepaste bijzondere boekingen, voor bijvoorbeeld de voorschotten stookkosten. De ledenbijdrage komt met een correcte omschrijving, betaalwijze en -termijn automatisch in de VvE administratie te staan. 

Inkoopfacturen herkennen, verwerken & laten controleren

Binnen Convect Beheer kunnen alle inkoopfacturen gemakkelijk verwerkt worden! Komt een inkoopfactuur per e-mail binnen, dan kan deze gemakkelijk naar de documentverwerkings-module geïmporteerd worden. En de inkoopfacturen die per post komen kunnen in één batch gescant en automatisch naar Convect Beheer geupload worden. Per inkoopfactuur wordt onder andere de VvE administratie herkend, maar ook informatie zoals de leverancier, factuurdatum of zelfs het gekoppelde reparatieverzoek. Na het maken van een boekingsvoorstel kunt u dit nog zowel intern als extern (door bijvoorbeeld de penningmeester van de VvE) laten controleren! Indien alles akkoord is wordt de inkoopfactuur in de VvE administratie geboekt inclusief de scan. Aan het einde van het jaar draait u zo alle inkoopfacturen weer uit, inclusief stempel met onder andere boekstuknummer, grootboekrekening, en meer!

Afletteren

De boekhoudpartners hebben een bankkoppeling, waardoor dagafschriften digitaal ingelezen kunnen worden. Tevens kan de administratie met een boekingsvoorstel komen, waardoor u zeer efficiënt alle posten kunt afletteren. Van ledenbijdrage tot inkoopfacturen, door de uitgebreide uitwisseling zijn alle gegevens bekend én werkt u velen malen efficiënter!

Overschreden posten

Alle ledenbijdrage komen de boekhoudpartner binnen en worden normaliter afgeletterd. Convect Beheer controleert constant of de posten al betaald zijn. Zodra een betaling uitblijft of een incasso gestorneerd wordt, moet er een betalingsherinnering verzonden worden.
Deze handeling vindt binnen Convect Beheer plaats en kan over alle VvE's heen. Overzicht, inzicht in verzonden correspondentie én bent u met maar een paar muisklikken klaar.
Efficiënt betalingsherinneringen toezenden met Convect Beheer. 

Afrekening opstellen

Het opstellen van een afrekening wordt ook zeer eenvoudig. Zodra de boekhouding klopt,
is het opstellen van een exploitatiebegroting en jaarverslagen zeer eenvoudig binnen de boekhoudpartner. Tevens kan de kolommenbalans opgehaald worden naar Convect Beheer, waardoor er net zo efficiënt als het berekenen van de ledenbijdrage een afrekening opgesteld kan worden. Wenst u niet af te rekenen? Dan verrekent u het verschil eenvoudig
met de reserve(s) en bent u klaar. 

Rapportages

Het is ook mogelijk om specifieke rapportages op te stellen en deze via de VvE websites aan te bieden. Zo kan bijvoorbeeld een bestuurslid een tussentijdse rapportage opvragen, die op dat moment met de actuele informatie gegenereerd wordt. Zo biedt u nog meer service, én bespaart u tijd.