Het financiële proces voor VvE beheerders

Binnen de module 'Financieel' zorgt Convect Beheer samen met de boekhoudpartner voor de meest efficiënte oplossing. Door de perfecte uitwisseling is het beste van twee werkgebieden mogelijk. De ledenbijdragen berekenen, automatisch prolongeren, clieop-bestanden aanmaken, de uitwisseling met de bank, afletteren, betalingsherinneringen, rapportages maken.
Compleet financieel gemak.

De boekhoudpartners

Convect Beheer is met zowel Exact Online als Twinfield de samenwerking aangegaan.
De VvE beheerder gaat zelf een eigen overeenkomst met de gewenste boekhoudpartner aan.
Hierdoor blijft u altijd 'in control' over uw VvE administraties en zo beperkt mogelijk afhankelijk. Met beide boekhoudpartners zijn we speciale condities overeengekomen, waarvan u profiteert. Leest u meer over Exact Online en Twinfield.

De uitwisseling

De applicatie van Convect Beheer beheert alle relaties, indexen, verdeelsleutels en de prolongatie. Bij de boekhoudpartner worden de ledenbijdrage automatisch geboekt, de bank gekoppeld, afgeletterd en stelt u de jaarstukken op. Alle relaties worden met de juiste
VvE administraties uitgewisseld en de betaalstatus is in beide systemen actueel.
Door de complete koppeling bent u verzekerd van de meest efficiënte oplossing!

Automatische prolongatie

Met de verdeelsleutels is het eenvoudiger dan ooit om de ledenbijdrage te berekenen.
De begroting wordt automatisch uit de boekhouding opgehaald of gemakkelijk handmatig toegevoegd. Aan elke grootboekrekening wordt een verdeelsleutel toegewezen, waardoor de exacte bedragen per index, en daarmee de ledenbijdrage wordt berekend.
De prolongatie wordt elke maand automatisch gedraaid en de clieop-bestanden worden voor alle VvE's aangemaakt. Zo worden de ledenbijdrage in een handomdraai geïncasseerd.

Bijzondere boekingen

Heeft u te maken met extra afwijkende boekingen voor bijvoorbeeld stookkosten of een betalingsregeling? Maak binnen Convect Beheer gemakkelijk gebruik van de bijzondere boekingen. Op indexniveau kan er per eigenaar geheel automatisch een extra boeking aangemaakt worden tijdens de prolongatie.

Overschreden posten

Binnen Convect Beheer vraagt u eenvoudig een overzicht op met alle overschreden posten, over alle VvE's heen. Er wordt een advies gegeven voor de toe te passen incassostap, waardoor alle betalingsherinneringen snel worden verzonden. Betalen eigenaren dan nog niet op tijd?
Het overzicht stelt zelf weer een volgende stap voor, tot aan de brief voor de incassopartner. Afwijken van deze procedure kan eenvoudig, voeg bijvoorbeeld een opmerking toe of negeer simpelweg het advies door een post niet aan te vinken voor een volgende stap.

Rapportages

Binnen de boekhoudpartner worden rapportages automatisch gecreëerd en de gewenste informatie kan geëxporteerd worden naar Excel. Daarnaast zijn diverse rapportages vanuit Convect Beheer mogelijk, die de actuele informatie ophaalt uit de boekhoudpartner.
Samen kunnen we alle rapportages opstellen zoals u wenst.